Еще по этой теме:
Организацонная структура управления: понятие и сущность
Типы организационных структур управления
Методы проектирования организационной структуры управления предприятия
Принципы проектирования организационной структуры организации
Анализ и оценка существующей организационной структуры управления ООО «Управляющая»
Для решения сложившихся проблем и устранения выявленных недостатков, для оптимизации управления и улучшения финансового состояния ООО «Управляющая» предлагается следующий комплекс мероприятий:
Мероприятие 1. Введение должности финансового аналитика и принятие его в отдел бухгалтерии.
Анализ практики управления финансами в ООО «Управляющая» показал, что на предприятии отсутствует самостоятельный отдел (специалист, который бы занимался управлением финансами предприятия). Всей финансовой работой занимается бухгалтерия. Главный бухгалтер предприятия имеет большой спектр обязанностей, которые сложно выполнять своевременно без ущерба для хозяйственной деятельности предприятия в целом. Наличие новой должности финансового аналитика в существующей системе управления в ООО «Управляющая» представлено на рис. 3.1.
Выделим следующие составляющие квалифицированного финансового аналитика:
- высокий уровень знаний экономии в целом;
- знание бухгалтерского учета и финансовой отчетности;
- умение применить комплексный подход к анализу исследуемого объекта;
- владение инструментами фундаментального и технического анализа рынков;
- понимание механизмов действия конкретного рынка.
В круг обязанностей финансового аналитика будут включаться следующие направления:
- организация финансовой работы на предприятии;
- разработка перспективных и текущих финансовых планов;
- формирование финансовой документации (банковской, статистической);
- анализ финансового состояния предприятия и эффективности использования финансовых ресурсов, финансовых мероприятий;
- расчет и управление финансовыми рисками;
- контроль за выполнением финансовых показателей.
Введение новой единицы требует разработку должностной инструкции и внесения некоторых изменений в Положение отдела бухгалтерии.
Мероприятие 2. В результате исследования системы бухучета ООО «Управляющая» было определено, что в бухгалтерии предприятия установлена компьютерная программа по автоматизации ведения бухучета «1С Предприятие версия 7.7», версия которой в современных условиях устарела и не подходит для полного и точного ведения учета согласно требованиям времени. В связи с недостатками данной программы и для соответствия учета требованиям действующего законодательства РФ рекомендуется использовать на ООО «Управляющая» программу «1С: Предприятие 8.0».
Основными целями внедрения на ООО «Управляющая» новой программы являются следующие:
1.Рост эффективности работы структурных подразделений предприятия.
2.Повышение прозрачности денежных потоков данного предприятия.
3. Отсутствие дублирования ввода первичной информации.
4.Отказ от существующей устаревшей информационной системы предприятия по причине высоких затрат на её развитие и сопровождение.
5. Создание единой информационной системы, направленной на дальнейшее развитие.
Версия «1С: Предприятие 8.0» является более сложное устройство, в то же время обладает большими преимуществами. К главным преимуществам для ООО «Управляющая» при переходе к версии «1С:8.0» от версии 7.7 относятся следующие: программные продукты версии 8.0 дают возможность представить в системе большее количество бизнес-процессов предприятия, чем это можно было сделать в предыдущей версии. Использование подсистем предоставит предприятию возможность уменьшить сроки начала работы системы и минимизировать риски связанные с внедрением, при этом все подсистемы «1С: Предприятие 8.0» имеют механизмы анализа и прогнозирования.
Следует отметить, что версия 8.0 включает большее количество возможностей для пользователей. Так, например, если в предыдущей версии нередко требовалось переписывание или создание новых отчетов для покупателей, то в версии 8.0 в 80% случаев можно настроить данные отчеты.
Мероприятие 3. Разработка Положения «Об организационной структуре ООО «Управляющая», так как его отсутствие не дает возможности создать оптимальный контроль действий управленческого аппарата Общества и препятствует выявлению недостатков существующей оргструктуры.
В Приложении 2 представлено разработанное «Положение об организационной структуре» для ООО «Управляющая», имеющее следующую структуру:
1.Общие моменты.
2. Стратегические цели (миссия) фирмы.
3. Фирменные стандарты.
4. Направления деятельности.
5. Организационные документы.
6. Схема управленческой системы Общества.
7.Последовательность изменений в Положении «Об организационной структуре ООО «Управляющая».
8.Рекомендации по дальнейшему совершенствованию административной системы.
В целом разработанное Положение декларирует и определяет основные принципы, методы и процедуры построения и совершенствования структур управления ООО «Управляющая» (далее Общества, Компании). Положение определяет составляющие организационной структуры Общества как органичную совокупность взаимоувязанных элементов одной системы. Положения разработанного документа являются обязательными для исполнения всем административно-управленческим персоналом дирекции и структурных подразделений Общества.
В разработанном Положении представлены следующие рекомендации по развитию административной системы Общества»:
1. Требуется в указанные сроки, тщательно построить внедрение разработанных документов: внимательно отнестись к внедрению документов, дающих описание административной системы, а именно организовать совещание, объясняющее значимость использования новых документов.
2. Дать поручение руководителям отделов организовать изучение миссии, стандартов, «Положения об оргструктуре», инструкций для отдельных должностей.
3. Провести для всех менеджеров экзамен, с целью проверки знаний пояснительных документов.
Совершенствование системы администрации Общества включают следующие моменты:
1. Усилить дифференциацию и разделение труда, минимизировать случаи совмещения функций. Определить основные направления финанализа, службы персонала и маркетинга.
2.Уделить должное внимание дальнейшему развитию технической структуры, ориентированной на разработку стандартов процесса и результатов труда, документооборот и нормы организационной культуры. Функции техноструктуры, выполняемые директором Общества, следует передать специалистам по направлениям участвующим в процессах, подлежащих стандартизации.
3.Развивать управленческие навыки у управленцев на всех уровнях; принимать новые кадры на управленческие должности с соответствующим образованием и опытом.
4.Минимизировать непосредственное влияние и контроль директора Общества, передав часть полномочий вниз по иерархии.
5.Осуществлять объединение в оргединицы, внесение переименование подразделений, отделов, должностей необходимо вместе с фиксацией данных изменений в «Положении об организационной структуре», должностных инструкциях, распоряжениях и приказах.
6.Уделить внимание формированию системы сбора, передачи и анализу информации по сбыту. При необходимости расширить штат за счет привлечения новых специалистов.
7. Проводить для менеджеров среднего звена обучение на базе предприятия по эффективному управлению, управлению коллективом, маркетингу в структуре управления, способам управленческого анализа.
Мероприятие 4. В связи с тем, что в Положениях о подразделениях в Обществе отсутствуют цели деятельности для подразделений, порядок их взаимодействия с другими подразделениями, предложено:
1.Четко определить цели деятельности для всех подразделений Общества.
2.Определить порядок взаимодействия подразделений.
С учетом рассмотренных предложений, дополнительные разделы Положения о подразделениях Общества будут иметь следующий вид (на примере Положения об отделе персонала):
1.Цели деятельности подразделения.
1.1Обеспечение Общества высококвалифицированным персоналом.
1.2 Организация работы по дальнейшему развитию персонала Общества, изучение и анализ влияния всех видов производственных факторов на результаты труда персонала в целях усовершенствования через:
- формирования оргкультуры;
- определения степени компетентности персонала;
- организации обучения, повышения квалификации и карьерного роста персонала предприятия.
2.Взаимоотношения.
Отдел персонала осуществляет взаимодействие:
2.1. Со всеми структурными единицами по следующим вопросам:
- предоставления штатного расписания;
- схем должностных окладов, доплат, надбавок к зарплате;
- положений о премировании кадров;
- расчетов фондов заработной платы;
- планов обучения работников.
2.2. Со всеми структурными единицами в отношении:
- получения заявок и расчетов потребности в более совершенном персонале по отдельным должностям и профессиям;
- характеристик на работников, для их стимулирования;
- характеристик на работников, привлекаемых ко все видам ответственности;
- предложений в отношении составления графиков отпусков;
- сведений о качественном составе всех категорий работников;
2.3.С бухгалтерией по следующим вопросам:
- предоставления справок о зарплате для оформления пенсий работников;
- материалов для предоставления справок персонала о работе в Обществе, занимаемой должности и размере зарплаты.
- предоставления данных о движении кадров;
- составления планов приказов о приеме, увольнении и перемещении материально – ответственных лиц;
- формированию табелей учета рабочего времени;
- составления графика отпусков;
- разработки приказов по командировкам;
- оформления листков временной нетрудоспособности для оплаты.
2.4 С маркетологом по следующим вопросам:
- разработки рекомендаций, в отношении основных требований к знаниям кандидатов на должности в области маркетинга;
- разработки рекомендаций по общению с клиентами;
- предоставления данных о рекламной политике, новых рекламных предложениях.
2.5.С юридическим отделом по следующим вопросам:
- в отношении сведений, касающихся изменениях в законодательстве по труду, о соцобеспечении;
- в отношении пояснений к изменениям в законодательстве и его использования.
- в отношении предоставления планов договоров по труду с руководящими работниками Общества;
- оформления заявок на выявление требуемых нормативных правовых документов и на разъяснение законодательства;
- предоставления приказов для подписания.
Мероприятие 5. Пересмотр системы стратегического планирования Общества.
Гибкая оргструктура может оказаться малоэффективной, если не вносить соответствующие изменения в системы планирования, контроля, распределения ресурсов, не создавать новых возможностей для материального стимулирования персонала, не вносить изменения в стиль управления и не приветствовать потребность кадров к развитию. В этой связи в Обществе следует также пересмотреть систему планирования, а именно систему стратегического планирования, контроля и распределения ресурсов.
Мероприятие 6. Разработать систему вознаграждения и систему оплаты труда Общества. Условия оплаты труда формируются с целью поощрения выгодного для Общества сотрудничества и повышение заинтересованности персонала в повышении доходов предприятия.
Выполнение всех предложенных мероприятий направлено на достижение долгосрочных целей Общества, к которым относятся занятие лидирующих позиций на внутреннем рынке мебели, увеличение доходности бизнеса.
