Оргструктура управления ООО «Управляющая» – линейно-функционального вида (рис.2.1). Такая структура предприятия представляет собой ступенчатое иерархическое построение, при котором ключевые моменты определяет высшее руководство, а помощь им оказывают нижестоящие по иерархии руководители, которые не подчиняются функциональным руководителям более высоких уровней управления.
Еще по этой теме:
Организацонная структура управления: понятие и сущность
Типы организационных структур управления
Методы проектирования организационной структуры управления предприятия
Принципы проектирования организационной структуры организации
Разработка организационной структуры (оргструктуры) ООО «Управляющая»
Данная оргструктура с успехом соединяет в единое целое центральные подразделения, несущие основную производственную работу и те отделы, которые выполняют управленческую работу по предприятию в целом (бухгалтерия, кадры, безопасность). К ключевым органам управления в ООО «Управляющая» относятся:
1) совет директоров – высший орган управления Обществом;
2) директор, в качестве исполнительного органа предприятия.
Исполнительный директор предприятия имеет право:
- осуществлять работу от имени Общества, как представитель интересов Общества, от его имени заключать договоры;
- осуществлять выдачу доверенностей на право представительства от имени Общества, включая право передоверия;
- назначать работников на должности, осуществлять их перевод, увольнение, применять меры поощрения и налагать дисциплинарные взыскания и др.
Директор Общества осуществляет руководство согласно действующему законодательству всей деятельностью предприятия, при этом несет полную ответственность за результаты управленческих решений и в целом деятельности. В непосредственном подчинении директора ООО «Управляющая» находятся руководители отделов.
Финансово-экономической стороной деятельности ООО «Управляющая» руководит финансовая служба. На бухгалтерию возлагаются ведение своевременного и достоверного учета, формирование полной и достоверной информации о деятельности, имущественном положении предприятия, необходимой для контроля за соблюдением действующего законодательства, за рациональным использованием имеющихся ресурсов согласно нормам, предотвращающих негативное явление в деятельности.
Начальник службы персонала ООО «Управляющая» выполняет следующие функции:
- руководит комплектованием Общества кадрами всех категорий согласно целям деятельности, общей стратегии развития и направлением деятельности предприятия;
- руководит разработкой прогнозов, осуществляет определение общей (как в краткосрочном так и в долгосрочном периоде) потребности в персонале, определяет все источники восполнения данной потребности на базе исследования ситуации на трудовом рынке;
- участвует в формировании политики кадров (краткосрочной, долгосрочной);
- подбирает, отбирает и осуществляет расстановку кадров, ведет контроль за правильностью использования персонала на местах и др.
В общем виде аппарат управления ООО «Управляющая» состоит из высшего звена управления (совет директоров, директор), среднего уровня (центральные службы) и низового уровня, включающего оперативно-хозяйственные подразделения. Эффективная организация труда управленческого аппарата предприятия способствует выработке оптимальных управленческих решений и эффективному распределению рабочего времени.
Анализ эффективности оргструктуры ООО «Управляющая» необходимо начинать с анализа организационно-регламентирующего обеспечения системы управления. Основными документами – базой для постановки регулярного менеджмента на ООО «Управляющая» являются: штатное расписание, должностные инструкции и положения о подразделениях, при этом положение об оргструктуре в ООО «Управляющая» отсутствует, что не дает возможности построить эффективную систему контроля за работой аппарата управления на данном предприятии и создает препятствия для выявления «узких мест» оргструктуры управления.
Штатное расписание Общества влияет на состав структурных подразделений, влияет на формирование окладов всех категорий работников. Положение о подразделении представляющее собой документ, регулирующий работу всех подразделений Общества и определяющее его задачи, основные функции, права, несение ответственности, особенности взаимодействия внутри организации.
В Приложении 1 представлено «Положение об отделе по управлению персоналом», имеющее общую структуру документа, включающую общие оргмоменты, задачи и функции, права данного отдела, особенности управления и несение ответственности. Документ указывает, что в положении о подразделениях Общества отсутствуют конкретные цели деятельности подразделений, его вклад в результат деятельности фирмы, показатели эффективности деятельности, характеризующие данное подразделение, особенности его работы с другими подразделениями.
Должностная инструкция Общества представляет собой документ, определяющий работу в пределах должности, отражает конкретные требования к работнику, находящегося на данной должности. Для некоторых категорий работников разработаны тарифно-квалификационные характеристики. В частности, рассмотрим тарифно-квалификационная характеристика юрисконсульта (6-11-й разряды).
Должностные обязанности:
Осуществляет разработку, принимает участие в формировании правовых документов. Осуществляет методическое управление правовой работой в Обществе, оказывает необходимую правовую помощь структурным подразделениям предприятия в отношении подготовки и оформления документов в области права, принимает участие в приведении аргументов в случае отклонения предъявленных претензий. Осуществляет подготовку с другими подразделениями Общества информации о хищениях, растратах, недостачах, выпуске некачественной, нестандартной и некомплектной продукции, нарушении законодательства в области экологии и других правонарушениях для дальнейшей их передачи в арбитражный суд, осуществляет учет и обеспечивает сохранность дел на разных стадиях. Принимает непосредственное участие в создании и организации мероприятий, направленных на укрепление всех видов дисциплин, улучшения сохранности имущества Общества. Проводит изучение, осуществляет анализ и систематизацию результатов изучения жалоб, всех видов дел, практики ведения хоздоговоров для внесения предложений по устранению всех недостатков и совершенствования финансовой деятельности Общества.
В соответствии с установленным порядком осуществляет оформление необходимых документов, касающихся привлечения кадров ко всем видам ответственности. Принимает непосредственное участие в работе по заключению хоздоговоров, осуществлении их экспертизы, создании необходимых условий договоров и тарифных соглашений по отрасли, изучает отдельные вопросы, касающиеся всех видов задолженностей.
Контролирует представление всеми подразделениями точно в срок необходимых документов для обоснования ответов в ответ на предъявленные претензии. Осуществляет подготовку с подразделениями предложений о внесении необходимых изменении в нормативные акты всех видов.
Ведет систематизированный учет и обеспечивает сохранность всех нормативных актов, ставит отметки, в связи с их отменой, вносит изменения и дополнения, осуществляет подготовку справок путем автоматизированной обработки. Консультирует персонал Общества по всем юрвопросам, осуществляет подготовку заключения, оказывает непосредственную помощь в оформлении необходимых документов и актов имущественно-правового характера.
Должен знать:
законодательные акты, а также определяющие производственно-хозяйственную и финансовую деятельность предприятия; нормативные правовые документы, методические и нормативные материалы по правовой деятельности предприятия; гражданское, трудовое, финансовое, административное право; налоговое законодательство; порядок ведения учета и составления отчетности о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия; очередность заключения и оформления хоздоговоров, коллективных договоров, тарифных соглашений; порядок систематизации, учета и ведения правовой документации с использованием современных информационных технологий; основы экономики, организации труда, производства и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации по разрядам оплаты:
6-й разряд (юрисконсульт) – высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
7-8-й разряды (юрисконсульт II категории) – высшее профессиональное образование и стаж работы в должности юрисконсульта по труду не менее 3 лет;
8-9-й разряды (юрисконсульта I категории) – высшее профессиональное образование и стаж работы в должности юрисконсульта по труду II категории не менее 3 лет;
10-11-й разряды (ведущий юрисконсульт) – высшее профессиональное образование и стаж работы в должности юрисконсульта по труду I категории не менее 3 лет.
Таким образом, в Обществе имеются должностные инструкции для всех управленцев, а для главных специалистов разработаны тарифно-квалификационные характеристики. Отсюда, можно сделать вывод, о том, что предприятие имеет четко отрегулированную систему регламентирующих документов, являющаяся базой системы менеджмента на данном предприятии. Основными документами, образующими структуру, являются как штатное расписание, так и положения о подразделениях, должностные инструкции. В то же время данная система не может полностью обеспечить эффективной работы предприятия, в связи с отсутствием нормативных и регламентирующих документов, определяющих цели, задачи структурных блоков, связи, определяющие оптимальные потоки информации, обеспечивающие соответствие между полномочиями и ответственностью всеми руководителей в рамках имеющихся в их распоряжении ресурсов, следовательно, необходимо разработать Положение об оргструктуре Общества.
Далее проведем анализ внешней результативности Общества для оценки использования системой управления ООО «Управляющая» возможностей внешней среды, учета угроз, выявление причин рассогласования результата и цели в обнаруженных ранее «узких местах». В таблице 14 представлены все возможности и угрозы для осуществления коммерческой деятельности Общества на рынке г. Барнаул.
Таблиц 14
Возможности и угрозы внешней среды ООО «Управляющая»
| Возможности | Угрозы |
| Открытие новых сегментов рынка | Нестабильность структуры и объема спроса на продукцию |
| Рост благосостояния отдельных категорий населения | Усиление конкурентной борьбы |
| Разработка новых видов продукции, услуг | Низкая платежеспособность большинства населения |
| Появление новейших технологий производства | |
| Повышение доверия клиентов к предприятию |
Из таблицы 13 видно, что действующая оргструктура ООО «Управляющая» включает наиболее актуальные направления основной деятельности. В связи со слабостью горизонтальных связей данная оргструктура не может быстро реагировать на структурные изменения спроса, способствовать разработке новых видов продукции, выходу на новые сегменты рынка, внедрению новых технологий в производство.
Следующим этапом анализа оргструктуры ООО «Управляющая» является анализ внутренней эффективности или анализ степени использования предприятием его внутренних возможностей, целью которого является оценка способности оргструктуры управления для обеспечения достижения поставленных целей с минимальными затратами.
В этих целях рассчитывается показатель КМУ (расчет в таблице 18), при этом шкала оценки показателя при 10-ти балльной шкале следующая:
(0-3) – оргструктура не отвечает целям и задачам деятельности предприятия;
(3-6) – оргструктура неэффективна, механизм управления не обеспечивает взаимодействие элементов и их целенаправленное развитие;
(6-8) – оргструктура способствует эффективной деятельности предприятия, но механизм управления неэффективно обеспечивает реализацию целевых установок и выработку решений на достижение максимальных результатов при минимальных и необходимых затратах;
(8-10) – оргструктура и механизм управления являются эффективными.
В таблице 15 представлена оценка показателей организации управленческих процессов ООО «Управляющая».
Таблица 15
Экспертная оценка показателей организации управленческих процессов ООО «Управляющая»
| Показатели | Оценка в баллах (от1-10) | |||||||
| Начал. отдела персон | Нач. план. отдела | Нач. произ отдела | Нач. служ. безоп. | Нач тран. отдел | Гл. бухг | Нач.юр. отд. | Сред. оцен. | |
| Продолжительность управленческого цикла | 7 | 8 | 7 | 8 | 7 | 6 | 8 | 7,3 |
| Непрерывность управленческого цикла | 8 | 7 | 8 | 9 | 8 | 7 | 9 | 8 |
| Ритмичность управления | 7 | 6 | 7 | 7 | 8 | 7 | 7 | 7 |
| Оперативность принимаемых решений | 5 | 6 | 7 | 7 | 7 | 6 | 7 | 6,4 |
| Экономичность системы управления | 8 | 7 | 8 | 7 | 8 | 7 | 7 | 7,4 |
| Уровень исполнител. аппарата управлен. | 8 | 8 | 7 | 8 | 9 | 7 | 9 | 8 |
| Уровень качества подготовки управленческих решений | 8 | 8 | 8 | 9 | 8 | 8 | 8 | 8,1 |
| Уровень использования рабочего времени | 9 | 9 | 9 | 10 | 9 | 9 | 9 | 9,1 |
На основе полученных средних оценок показателей организации управленческих процессов в ООО «Управляющая» определяется коэффициент эффективности механизма управления КМУ (таблица 16).
Таблица 16
Расчет коэффициента эффективности механизма управления ООО «Управляющая»
| Показатели | Коэффициент весомости (qi) | Оценка в баллах (Аi) | КМУ = (qi) * (Аi) |
| Продолжительность управленческого цикла | 0,1 | 7,3 | 0,73 |
| Непрерывность управленческого | 0,1 | 8 | 0,8 |
| Ритмичность управления | 0,13 | 7 | 0,91 |
| Оперативность принимаемых решений | 0,21 | 6,4 | 1,34 |
| Экономичность системы управления | 0,13 | 7,4 | 0,96 |
| Уровень исполнительности аппарата управления | 0,07 | 8 | 0,56 |
| Уровень качества подготовки управленческих решений | 0,16 | 8,1 | 1,29 |
| Уровень использования рабочего времени | 0,1 | 9,1 | 0,91 |
| Итого: | 1 | — | 7,5 |
Из таблицы 16 видно, что коэффициент эффективности механизма управления для ООО «Управляющая» равен 7,5 и попадает в интервал (6-8), что свидетельствует о том, что оргструктура предприятия обеспечивает эффективность необходимых взаимоотношений между элементами оргструктуры предприятия, в то же время механизм ее управления недостаточно эффективно определяет взаимодействие структурных подразделений и их целенаправленное развитие, не обеспечивает реализацию некоторых целевых установок.
Анализ эффективности организационной структуры ООО «Управляющая» показал повышение эффективности оргструктуры на конец 2018 г., в то же время выявил следующие недостатки системы:
1.Управленческие функции не соответствуют обусловленным целям предприятия и фактически выполняемым функциям: имеются невыполняемые функции; отдельные функции дублируются двумя или тремя службами; управленческие решения принимаются на необоснованно высоком уровне, что снижает их оперативность и отвлекает руководство от стратегических задач.
Невыполняемые функции имеются в первую очередь в бухгалтерии, также в отделе по управлению персоналом. В связи с наличием нереализуемых функций в бухгалтерии ООО «Управляющая» финансовый блок предприятия является неэффективным. Работа сотрудников бухгалтерии по финансовым вопросам сводится преимущественно к учету финансовых потоков, а не к их оптимизации. Не осуществляется финансовое планирование доходов, расходов, денежных поступлений, не проводится должный анализ рассчитанных показателей, необходимый для оценки реального финансового состояния предприятия.
2. В ООО «Управляющая» имеется частично автоматизированная система управления. Программный продукт «1С Бухгалтерия» версии 7.7 (сетевая), со следующими компонентами: бухгалтерский учет и склад, внедрена на отдельных участках бухгалтерии, которая не позволяет продуктивно работать системе управления финансами. Работа программы сводится исключительно к учету необходимых бухгалтерских данных.
3. В ООО «Управляющая» отмечено практически полное отсутствие маркетинга: продажи и обслуживание не сегментированы, потребители недостаточно мотивированы. В этой связи часто принимаются неоптимальные производственные решения и потери привлекательных клиентов.
4. В управленческой системе ООО «Управляющая» наблюдается чрезмерная централизация управленческих функций (основная часть всех управленческих решений возлагается на директора), узкими задачами для подразделений, их недостаточной мотивацией, в этой связи структурные подразделения предприятия испытывают недостаток в информации, необходимой для эффективной работы в рамках единого целого; не обеспечены компетентной поддержкой линейных и функциональных руководителей (вследствие недостаточных полномочий последних); отсутствует обратная связь между подразделениями. Результатом этого является перегрузка высшего руководства предприятия, приоритет частных целей над общими, что снижает эффективность деятельности предприятия.
5. Из основных документов, являющихся базой для постановки регулярного менеджмента на предприятии являются: штатное расписание, должностные инструкции и положения о подразделениях, однако Положение об организационной структуре в ООО «Управляющая» отсутствует, что не дает возможности построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии и создает препятствия для выявления недостатков существующей оргструктуры.
6. В положениях о подразделениях в ООО «Управляющая» не определены цели деятельности для каждого подразделения, их вклад в общий результат деятельности предприятия, показатели эффективности деятельности для данного подразделения и порядок взаимодействия с другими подразделениями. Проведенный анализ является основой для разработки мероприятий с целью дальнейшего совершенствования системы управления ООО «Управляющая». Представляется целесообразным проанализировать финансовое состояние ООО «Управляющая».
