Организация каждого события в какой-то момент связана с проблемой разобщенности маркетинговых задач и непосредственных запросов компании и творческого процесса, идей креативной группы. Творческий процесс и так называемый «полет фантазии» креативного директора события (любого креатора), не подкрепленный конкретными задачами, вполне способен увести проектную группу от бренда, от реального бюджета и от ресурсов компании. Поэтому очень важно контролировать и согласовывать маркетинговые задачи и работу творческой группы. Задача согласования действий маркетинговой, организационно-финансовой и творческой составляющей проекта лежит в компетенции событийного менеджера.

Событийный менеджер должен сформулировать задачи творческой группе исходя из бюджета, целей и пожеланий клиента. Также в его задачи входит описание целевой аудитории.

Задача креатора – отразить в форме и в концепции события привычные аудитории формы коммуникации, свойственные ей, именно те формы взаимодействия с брендом, которые были бы восприняты ей с энтузиазмом.

Далее творческая группа непосредственно разрабатывает концепцию при помощи различных приемов активации креативного мышления, которые мы приводили во 2 главе данной работы.

На заключительном этапе творческого процесса менеджер должен оценить концепцию и сценарий с точки зрения соответствия бюджету и целям мероприятия

Взаимодействия клиентов и рекламно-маркетинговых агентств происходит, как правило, по одной и той же схеме. Клиенты ориентированы на создание какой-нибудь интеграции и на то, чтобы в процессе попробовать определить, какое агентство может выполнить все их желания. После понимания, что единой компании, способной удовлетворить всем требования, не существует, они начинают взаимодействовать с несколькими агентствами с разной специализацией. В этом и заключается основная ошибка — при выборе конкретной компании для организации события важно выбирать лучшую идею, а не лучшее агентство.

Агентствам необходимо предоставлять относительную свободу действий во всем, что касается креативных технологий, чтобы они помогли сделать продукт лучше, создать новые столь необходимые сервисы, более эффективные структуры управления. Важно подтолкнуть пользователей к взаимодействию с брендом через другие каналы, но без стереотипичной навязчивости. Современные идеи постепенно начинают предлагать новые агентства, которые, по сравнению с консервативными традиционными агентствами, имеют другой недостаток: они выходят за рамки классической коммуникации с маркетинговым отделом. «Необходимо создавать культуру, которая поощряет просчитанные риски и поощряет инновации».

Творческая группа желательно должна включать в себя следующих участников:

Креативный директор

Креатор

Режиссер

Копирайтер

Дизайнер

Главный художник

Архитектор

Видеопродакшен менеджер (и другие узкоспециализированные специалисты в этой области в зависимости от используемых технологий)

Менеджер проекта

Фотограф

Продакшен менеджер