Церемонии открытия, дни открытых дверей и приемы в системе связей с общественностью

🙂

Скачать текст в WORD

        Церемонии открытия знаменуют собой начало нового бизнеса, становление новой услуги компании, — а именно открытие новой страницы в жизни компании. Церемония открытия способствует укреплению корпоративного духа, улучшаются отношения с местной общественностью, поскольку в районе создаются новые рабочие места.

Торжественная церемония открытия может быть связана с одним из следующих событий в деятельности предприятия или организации: завершение строительства и ввод в эксплуатацию какого-либо производственного или социально-культурного объекта; начало производства новой продукции или оказания новой услуги; открытие   

представительства или филиала компании в новом регионе; начало работы крупной экспозиции или выставки достижений компании за определенный период времени; запуск нового проекта.

Правильно организованная церемония открытия предполагает участие в ней представителей всех категорий общественности той или иной компании: собственных сотрудников, внешних акционеров, кредиторов, инвесторов, местной администрации, поставщиков, потребителей и даже конкурентов.

Положительный резонанс в СМИ о проведении церемонии открытия оказывает существенное влияние на деловой имидж фирмы и приводит к повышению ее конкурентного статуса, поскольку свидетельствует о постоянном развитии компании и имеющихся у нее возможностях роста.11

Одной из главных составляющих успеха церемонии открытия является присутствие на ней известных личностей.  Присутствие государственных деятелей и руководителей местной администрации на церемонии открытия придает ей большую официальность и значимость.

В дополнение следует отметить, что подготовка и проведение церемонии открытия того или иного объекта должны предусматривать:

 разработку программы мероприятия, ее тиражирование и распространение среди участников церемонии;

 подготовку сценария и проведение необходимой репетиции церемонии открытия; подготовку и распределение информационно-рекламных материалов с достаточно полной характеристикой открываемого объекта;

приглашение представителей СМИ на церемонию открытия и последующее освещение этого события в газетах, журналах, по радио и на телевидении; создание необходимых условий для работы приглашенных журналистов и репортеров.

Достаточно эффективным инструментом коммуникативной политики компании являются дни открытых дверей. Проведение дня открытых дверей предприятием или организацией является комплексным ПР-мероприятием по налаживанию и укреплению связей с различными категориями общественности.

В рамках дня открытых дверей могут проводиться: презентации новой продукции, услуг, технологий, проектов и т.п.; выставки достижений компании за определенный период времени и ее будущие планы; брифинги для приглашенных журналистов; конференции; круглые столы; приемы делегаций; церемонии открытия новых объектов на территории компании и другие мероприятия.

Дни открытых дверей проводятся также для привлечения на свободные рабочие места компании лиц соответствующей квалификации, студентов старших курсов и выпускников профильных учебных заведений (как средних, так и высших).

В свою очередь, различные учебные заведения (как государственные, так и коммерческие) активно используют дни открытых дверей для привлечения потенциальных абитуриентов. Для любого вуза организация и проведение приемной кампании является одним из основных направлений коммуникационной деятельности.

Правильная организация дня открытых дверей требует детальной разработки программы данного мероприятия, написания сценарного плана его проведения, тщательного отбора и обучения персонала для обслуживания посетителей. 12

 В ходе проведения дня открытых дверей весьма полезными являются встречи посетителей с руководством и ведущими специалистами компании, демонстрация истории фирмы с показом реальных экспонатов, заранее подготовленных стендов, фотографий, слайдов, видеофильмов.

Целесообразно ознакомить общественность с ближайшими и перспективными планами развития организации. Полезными могут оказаться также выборочные экскурсии по территории компании.

После завершения основных мероприятий, запланированных в рамках дня открытых дверей, его участникам может быть предложена культурно-развлекательная программа, подготовленная силами приглашенных артистов или самими организаторами данного мероприятия.

Действенным инструментом установления и поддержания связей с общественностью являются различные приемы. Приемы следует рассматривать как одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций между руководством компании и представителями различных групп общественности. На приемах происходит активный обмен мнениями, информацией, завязываются дружеские отношения, что очень важно в деловых контактах.

Представительский приём носит эпизодический характер и обычно приурочен к знаменательным событиям, посещениям фирмы делегациями, высокими гостями. Представительский прием может проводиться самостоятельно, а может и выступать частью других специальных событий: проводиться в рамках выставки, конференции, праздника, завершать переговоры и т.п. 13

Основными целями проведения представительских приемов могут быть: налаживание новых перспективных взаимоотношений с потенциальными партнерами по бизнесу; расширение и  совершенствование уже существующих информационных взаимосвязей организации с различными категориями ее общественности; формирование или изменение сложившегося делового имиджа компании во внутренней и внешней среде ее функционирования.

Процесс подготовки представительских приемов включает в себя следующие виды работ: определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников; подготовка и рассылка специальных приглашений; разработка программы приема с детальным планированием его отдельных элементов; написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей; подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для проведения приема и обслуживания гостей.14

Многие предприятия и организации наряду с представительскими приемами активно используют и такой инструмент установления и поддержания связей с общественностью, как текущие приемы, которые в отличие от представительских регулярно проходят в рамках обычной ежедневной работы компании по организации и поддержанию связей с общественностью.

Для проведения текущих приемов различных гостей и посетителей широко привлекаются сотрудники собственной службы по связям с общественностью, руководители и специалисты других внутрифирменных подразделений.  Руководство и персонал, участвующий в текущем приеме, должны быть специально подготовлены, чтобы соблюдать организационную культуру и фирменный стиль.

Организаторы текущих приемов должны установить точную дату, время начала и продолжительность данного мероприятия, обеспечить подготовку необходимых информационных материалов, обучение персонала деталям протокола, соблюдение в ходе приема норм деловой этики, сложившейся корпоративной культуры и фирменного стиля.

Таким образом,  организация специального мероприятия направлена  на привлечение внимания общественности и СМИ;  создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта;                       взаимодействие с целевыми общественными группами (в том числе поддержание внутрикорпоративных отношений); получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии; демонстрацию уровня развития компании, масштабов ее деятельности; создание дополнительного источника информации о компании.

Скачать текст в WORD

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *