Презентации и конференции как инструменты коммуникативной политики

🙂

Скачать текст в WORD

Связи с общественностью – одно из ключевых направлений деятельности в рамках системы интегрированных маркетинговых коммуникаций вуза, поскольку их задача построение гармоничного двухстороннего диалога как с обществом в целом, так и непосредственно с целевыми аудиториями образовательного учреждения. Специфика сферы образования, социальный характер данной сферы реализуются посредством усилий специалистов по связям с общественностью вуза.1

Специальные мероприятия – одно из основных элементов маркетинговых коммуникаций. Данная технология с каждым годом приобретает все большую актуальность. Ее особенность заключается в том, что продвижение осуществляется посредством организации                  какого-либо события, мероприятия.

Специальное мероприятие – это совокупность действий, объединенных одной общественно-важной задачей, специально совершаемых для достижения определенных целей.2

Подготовка специального мероприятия полностью находится в компетенции специалиста по связям с общественностью. В основном работа по организации специального мероприятия ведется по трем направлениям: творческая часть, административная часть, работа со СМИ.2                                                                                                      

Прежде чем начинать планировать специальное мероприятие, нужно четко обозначить цели и задачи данного проекта. Нужно четко определить цель события, согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Цель может быть конкретизирована перечнем задач.

Цели проведения специальных мероприятий:

1)увеличение стоимости нематериальных активов компании;

2)создание, поддержание, развитие положительного имиджа и репутации; привлечение внимания СМИ;

3)формирование/развитие лояльности целевых аудиторий;

4)прямое взаимодействие с целевыми аудиториями,                                                                   расширение клиентских и партнерских баз;

5)привлечение внимания общественности, создание общественного резонанса;

6)создание дополнительного источника информации о компании;

7)поддержка и развитие внутрикорпоративных отношений.3

Существует стандартная схема подготовки и проведения СО-мероприятий:                                                                                                         1)требования к помещению, выбор помещения, оформление;

2)реклама и информирование (рассылка приглашений и программ, реклама в СМИ, подготовка пресс-релиза, пресс-конференции);

3)представление информации на самом мероприятии (обеспечение аудиоаппаратурой, видео и проекционными  системами, составление программы и списка выступающих, подготовка раздаточных материалов);

4) подготовка персонала;

5)действия после мероприятия (закрепление результатов проведенного мероприятия – это телефонные звонки, письма, факсы).

Презентация — официальное представление, открытие чего-либо созданного, организованного.

Презентация — это эффективный способ представить общественности компанию, продукт, услугу, новые достижения, результаты, выход на новый  рынок и т.д. В арсенале методов и средств связей с общественностью презентацию можно рассматривать как самостоятельное мероприятие или акцию, сочетающуюся с выставкой, ярмаркой, деловой встречей, приемом делегации, проведением дня открытых дверей и др.4

В зависимости от характера и целей проведения все презентации можно условно разделить на следующие виды: презентация нового товара или услуги; презентация новой технологии; презентация предприятия в целом или его отдельного структурного подразделения; презентация  группы новых сотрудников фирмы; презентация нового проекта или идеи; презентация достигнутых результатов предприятия, его структурного подразделения или отдельных работников в какой-либо сфере деятельности.5

Главной целью любого из перечисленных видов презентаций является эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактной аудитории.

На этапе подготовки к проведению конкретной презентации необходимо четкое определение ее основных целей и их ранжирование по степени важности.

В наиболее общем случае основными целями презентации могут быть: формирование у потенциальных клиентов фирмы потребности в презентуемом новшестве (товаре, услуге, технологии и др.);

проводящего презентацию, за счет привлечения новых клиентов; увеличение числа и изменение качественного состава деловых партнеров фирмы; развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и местной общественностью; фирмы; развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и местной общественностью;   формирование у различных категорий общественности определенного имиджа фирмы и благожелательного к ней отношения.6

Презентацию можно очень удачно привязать к определенному информационному поводу.

Важным моментом подготовки презентации является анализ состава аудитории, присутствующей на ней. Практика свидетельствует, что аудитория большинства презентаций состоит, как правило, из позитивно настроенной части общественности, нейтральных (случайно попавших на презентацию) лиц и групп общественности, а также лиц, изначально отрицательно воспринимающих как презентуемое новшество, так и саму фирму, проводящую презентацию.7

Следует отметить, что качественный состав аудитории может меняться в ходе презентации в зависимости от ее целей и конкретного сценария.

 Важными этапами подготовки презентации являются также: определение места, сроков, времени и состава ее участников, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений и разработка схемы освещения предстоящего события в СМИ;

оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных и знаменитых персон, а также представителей центральных СМИ;

планирование  презентации,  составление сценария;

определение приблизительной сметы расходов на проведение презентации; подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;

подготовка основных докладчиков, написание и редактирование текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы аудитории;

техническое обеспечение процесса презентации; подготовка  информационно-рекламных материалов, подарков и сувениров ее основным участникам; подготовка культурно-развлекательной программы для участников презентации по ее окончании (концерт,  экскурсия и т.п.) и других мероприятий.8

При организации презентации большое внимание следует уделить работе с прессой, т.к. одна из основных целей ее проведения — получение максимального количества публикаций по поводу представляемого объекта.

Важным инструментом установления и поддержания связей с общественностью являются конференции. Конференция – форма коллективного обсуждения и изучения  каких-либо актуальных проблем; собрание, совещание организаций, групп, государств, а также отдельных лиц для обсуждения и решения определенных вопросов.

Конференции бывают внутрифирменными, отраслевыми, межотраслевыми, региональными, общенациональными и международными. Они могут носить чисто научный, практический или научно-практический характер и проводиться в самых различных сферах: научно-технической, экономической, природоохранной, демографической, медицинской, образовательной, политической и др.9                                                                               Современные методы проведения конференций предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи, Интернета.

Правильная подготовка и проведение конференций — это, как правило, объемная и кропотливая работа. В организациях на предприятиях, имеющих собственные службы по связям с общественностью, этим занимаются специалисты названных подразделений.  Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, за несколько месяцев до ее официального открытия и заканчивается несколько позже окончания конференции.

Прежде всего, необходимо решить следующие вопросы:

выбор места и времени проведения конференции;

подготовка информационно-рекламных материалов о предстоящей конференции, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и тематики будущего мероприятия;

подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции, входящим в число основных докладчиков;

отбор и подготовка дополнительного персонала для сопровождения и обслуживания участников конференции;

техническое обеспечение проведения конференции;

подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников конференции;

подготовка необходимых транспарантов для оформления помещений, стрелочных указателей, табличек и других изделий для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещениях проводящей ее организации;

подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции;

 подготовка специальных материалов для предоставления работникам СМИ, приглашенным для освещения хода конференции;

подготовка и издание специальных сборников с тезисами докладов пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т.д.;

 разработка культурно-развлекательной программы для лиц, приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;

 подготовка PR-мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего — выставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и деловых встреч).10

Итак, методика проведения презентаций и конференций состоит из следующих этапов: исследования, планирования, подготовки и проведения специального мероприятия, а также подведения итогов и оценки эффективности.

Скачать текст в WORD

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *