Для понимания успешности функционирования системы любой природы необходимо располагать некоторым критерием, показывающим степень соответствия траектории движения системы (технической, эргатической, социально-экономической) требованиям, предъявляемым к ней внутренней и внешней средой.
Для эргатических и социально-экономических систем, учитывая человеческий фактор, определить критерии успешности функционирования достаточно сложно, но все равно необходимо, ведь выбор того или иного критерия требует различных стратегий управления.
Особенно это важно для руководства предприятий, которое обладает в рыночных условиях достаточной свободой выбора. Для выполнения своих функций они должны постоянно оценивать реальное состояние дел, сравнивать несколько вариантов решения и делать оптимальный, с их точки зрения, выбор. Выраженной или скрытой целевой функцией при этом выступает показатель эффективности хозяйственной деятельности. Однако, многообразие параметров окружающей среды и самой системы, нестабильность этих параметров во времени, наличие большого количества прямых и обратных, положительных и отрицательных связей в системе не позволяют найти достаточно простого математического описания. Так, за счет обратных связей очень слабые воздействия могут быть усилены до высокого уровня, а сильные воздействия — сведены практически к нулю.
Прибавим к этому и проблему наличия порога чувствительности макросистем. Влияние очень малых воздействий может оказаться за пределами порога чувствительности, так что даже при их обнаружении оно представляется слабым и безвредным, но накопление соответствующих изменений в течение длительного времени способно привести к коренным трансформациям этой системы и даже к ее гибели. Между тем, с гораздо более сильными возмущениями та же система успешно справляется благодаря своевременно и правильно принимаемым решениям.
К нарушению причинно-следственных связей приводит также субъективность определения целей функционирования. Эти и ряд других причин затрудняют понимание сущности такой важной в экономической науке категории, как эффективность.
Проблема оценки эффективности хозяйственной деятельности и ее источников, в сочетании с проблемой управления функционированием и развитием предприятий, всегда была одним из основных вопросов экономической науки. По определению К.Р. Макконелла и С.Л. Брю, «экономика исследует проблемы эффективного использования ограниченных производственных ресурсов или управления ими с целью достижения максимального удовлетворения материальных потребностей человека».
Выдвижению этой проблемы на передний план современных исследований способствует ускорение научно-технического прогресса и, соответственно, необходимость повышения темпов внесения изменений в действующий механизм управления.
Одновременно, научно-технический прогресс изменяет социальную структуру трудовых процессов, повышает уровень интеллектуализации производства и, следовательно, требует перехода от чисто экономической оценки эффективности деятельности предприятия к социально-экономическим показателям.
Собственно системная эффективность тем выше, чем сильнее общий эффект превышает сумму его частных составляющих.
Эффективность, как и любое сложное явление, может быть рассмотрено с различных направлений: а) организационно-типологическое, которое разделяет характеристики явления по классам, группам и другим формам их организации; б) структурно-морфологическое, определяющее состав и строение явления; в) функциональное, связанное с поведением объектов, с их взаимодействием и взаимосвязями; г) генетическое, описывающее процессы возникновения, формирования и развития явления; д) разделение внутренних и внешних планов, первый из которых показывает внутреннее содержание явления, а второй — внешние условия его существования. Перечисленные направления находятся в сложных отношениях взаимообусловленности, и только в их взаимосвязи можно получить достаточно цельное представление о явлении.
Эффективность построения организационной структуры должна быть оценена несколькими показателями: уровнем обеспечения организационной структуры относительно обеспечения достижения конечных результатов деятельности предприятия в соответствии с поставленными целями; уровнем соответствия организационной структуры управления осуществлению внутренних функциональных процессов с точки зрения адекватности объективных требований к их содержанию, организации и свойствам.
Результативным критерием эффективности в ходе сравнения разных вариантов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей при минимизации расходов на организацию управления и функционирование структур.
Однако оптимизировать организационную структуру управления именно торговым предприятием по результативным критериям достаточно сложно с практической точки зрения, потому целесообразно использовать набор нормативных характеристик аппарата управления: уровень его производительности при обработке информации; оперативность и качество принятия управленческих решений; надежность аппарата управления; адаптивность и гибкость.
Совокупность критериев эффективности организационной структуры системы управления должна формироваться с учетом двух направлений оценки ее функционирования: по уровню соответствия достигнутых результатов целям торговой деятельности и по уровню соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к ее содержанию и организации. При этом необходимо формировать численность персонала как критерий экономической эффективности, в соответствии с которым должна быть обеспечена максимизация результатов по отношению к расходам на управление. Численность аппарата управления должна быть объективно обоснованной для того, чтобы обеспечить полноту решения задач управления.
Проблема проектирования организационной структуры управления заключается в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры по четко сформулированным, однозначным, математически выраженным критериям оптимума. Это многокритериальная проблема количественного и качественного характера, которая решается на основе сочетания научных, в том числе формализированных, методов анализа, оценки, моделирования организационных структур с учетом субъективизма в деятельности ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных решений. Процесс организационного проектирования состоит из последовательного приближения к модели рациональной структуры управления, в котором методы проектирования имеют вспомогательное значение в ходе рассмотрения, оценки и принятия к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений. Потому необходимо использовать существующие подходы к использованию организационных форм управления.
Принципиально важное значение для оценки эффективности системы управления имеет выбор базовых показателей для сравнения или определения уровня ее эффективности, которые должны приниматься как нормативные. Одним из подходов является разработка эталонного варианта, в качестве которого может быть выбрана действующая организационная структура управления, обеспечивающая приемлемый для конкретного предприятия уровень эффективности управления. При этом важно правильно выбрать показатели, используемые для оценки эффективности аппарата управления и его организационной структуры, которые целесообразно сформировать в группы:
первая группа представляет показатели, характеризующие эффективность системы управления, выраженную через конечные результаты хозяйственной деятельности предприятия и затраты на управление;
вторая группа показателей характеризует содержание и организацию процесса управления, в том числе, непосредственные результаты и расходы управленческого труда;
третья группа показателей характеризует рациональность организационной структуры.
Развитие структур управления предусматривает их усовершенствование, которое необходимо обеспечить в ситуациях, характеризующихся:
ухудшением п казателей социально-экономического развития предприятия, которое выражается в росте расходов на управление, уменьшением объемов товарооборота и ухудшением его структуры; снижением финансовой устойчивости и мотивационных аспектов деятельности персонала;
избыточной загрузкой руководителей высшего уровня управления и структурных подразделений, что вызвано нерациональным разделением функциональных обязанностей;
отсутствием стратегии социально-экономического развития торгового предприятия, что не позволяет определить перспективные направления его деятельности и разработать мероприятия, направленные на достижение целей развития;
разногласием в принятии организационных вопросов, что снижает эффективность разработки и реализации управленческих решений как основного результата функционирования организационной структуры управления.