Требования и принципы построения эффективной системы контроля

🙂

Скачать текст в WORD

Проектная деятельность во многом определяет структуру и содержание бизнес-процессов современной организации. Оценка эффективности реализации проекта неразрывно связана с процессами контроля. Контролю подвергаются все планируемые показатели проекта: сроки, стоимость, качество, коммуникации, риски и др.[1]

Для обеспечения эффективности реализации проекта важно обеспечить системный контроль за процессом его реализации. Систему контроля необходимо разработать на самых начальных этапах планирования проекта, обеспечив высокую степень его адаптивности к вероятным изменениям.[2]

Обеспечение эффективного контроля реализации проекта связано с решением следующих задач:

— организация оперативного мониторинга и регулярный сбор информации о ходе выполнения проекта, что отражает учетную функцию контроля;

— формирование эффективной системы управления изменениями в процессе реализации проекта, что обеспечивает выполнение корректирующей и прогнозирующей функций контроля.

Кроме указанных задач контроля в процессе реализации проекта немаловажное значение имеют следующие задачи:[3]

— анализ текущего состояния проекта и степень отклонений относительно базовых показателей;

— анализ причин, вызвавших отклонения в проектной деятельности;

— прогнозирование перспективных показателей реализации проекта (сроков реализации, достижения целей, используемых ресурсов, качества и др.);

— анализ рисков и необходимых корректирующих воздействий для профилактики нежелательных отклонений от ключевых показателей проекта;

— документационное обеспечение управление проектом и др.

Важнейшим процессом обеспечения эффективности реализации проекта является контроль сроков его выполнения. Основная цель процесса контроля сроков состоит в определении степени соответствия фактических сроков выполнения проекта плановым, своевременное выявление и предотвращение отклонений по срокам.

Ключевыми задачами контроля сроков реализации проекта являются сбор информации о фактических сроках выполнения работ, сравнение текущего положения дел с запланированным, прогнозирование сроков выполнения проекта, принятие своевременных мер для устранения задержек в реализации проекта, корректировка планов проектной деятельности для предотвращения возможных отклонений по срокам.

Наряду с обозначенными показателями эффективность проекта определяется рациональным подходом к использованию финансовых ресурсов проекта. Соответственно значимая роль в проектной деятельности отводится процессу контроля стоимости проекта. Основная цель данного процесса заключается в определении степени соответствия фактически затраченных финансовых средств на выполнение работ проекта плановым затратам, зафиксированным в бюджете проекта, а также своевременное выявление и предотвращение отклонений по стоимости проекта, устранение причин и негативных последствий отклонений проекта от стоимостных параметров.[4]

Важно отметить, что основными задачами контроля стоимости проекта следует признать сбор информации о фактических затратах на реализацию проекта, сравнение фактических затрат с планами финансовых расходов, корректировка отклонений стоимости проекта, изменение планов проекта для предотвращения отклонений от бюджета проекта.

Кроме финансовых на эффективность проектной деятельности оказывают влияние человеческие и другие ресурсы. Целью контроля человеческих и прочих ресурсов является определение степени обеспеченности выполнения работ проекта, предотвращение ситуаций, связанных с дефицитом ресурсов. Согласно указанной цели формируется блок задач, направленных на контроль персонала и других ресурсов проекта.

В частности, актуализируется сбор информации о фактических трудозатратах исполнителей проекта при наличии всех необходимых ресурсов, анализ эффективности использования ресурсов, сравнение фактических затрат ресурсов на выполнение работ с утвержденными ресурсными планами, выполнение корректирующих воздействий, в том числе планов, процессов, мероприятий, для предотвращения перерасхода ресурсов проекта, сведение отклонений к минимуму.

В процесс выполнения проекта нередко приходится сталкиваться с ситуациями повышенного риска и неопределенности. При реализации проекта необходимо обеспечивать адекватный контроль рисков. Целью данного процесса является обеспечение своевременного реагирования на изменения и эффективных антикризисных мероприятий. Главная задача процесса контроля рисков состоит в оценке эффективности антикризисных мероприятий, выработка соответствующего плана реагирования на возникшие и возможные риски.[5]

Нередко возникновение рисков проекта связано с процессом выполнения обязательств сторон. Поэтому требуется обеспечение эффективного администрирования контрактов. Основная цель данного процесса – обеспечение полного выполнения принятых обязательств. Данная цель предусматривает комплекс направлений деятельности: организация системы контроля контрактов, формирование отчетности и учета выполнения работ по контракту, выявление несоответствий выполненных работ с предусмотренными договором, мониторинг и контроль платежей за выполнение работ, контроль качества работ, изменение условий и положений контракта при согласии сторон, досрочное завершение работ и разрыв контрактов в случаях некомпетентности подрядчиков или нарушения условий договора и др.

Существенную роль в системе контроля бизнес-процессов проекта занимает контроль коммуникаций. Целью процесса контроля коммуникаций является оценка эффективности процессов информационного обмена, обеспечение качества процесса коммуникаций, выявление проблем и барьеров взаимодействия в ходе реализации проекта. Основной задачей контроля данного процесса считается своевременное выявление и устранение проблем коммуникативного характера. Базовые задачи этого процесса ориентированы на проверку выполнения плана коммуникаций (периодичность совещаний, качество информации, соблюдение норм работы с информацией и др.), оценку удовлетворенности заинтересованных сторон проекта качеством и оперативностью информации, анализ проблем коммуникативного взаимодействия в процессе реализации проекта, анализ необходимости изменений системы коммуникаций проекта.[6]

Важнейшими показателями эффективности являются показатели качества проекта. Однако необходимо различать процессы обеспечения качества и процессы контроля качества. Обеспечение качества – это управленческий процесс проектирования деятельности, который должен гарантировать качество результата.

Контроль качества – процессы мониторинга определенных результатов проекта в целях установления их соответствия стандартам качества и выработки корректирующих воздействий для устранения причин и последствий неудовлетворительного выполнения проекта. То есть контроль качества характеризуется, прежде всего, как техническая функция сравнения плановых показателей качества с фактическими и корректировки отклонений от плановых показателей.[7] Центральными задачами процесса контроля качества являются сравнение фактических результатов проекта со стандартами и предъявляемыми требованиями, техническая оценка и измерение показателей качества продукции, систематический мониторинг соответствия результатов контроля качества действующим нормативам и требованиям, фиксирование основных отклонений от показателей качества продукции, разработка и выполнение мер корректирующего воздействия для обеспечения качества в процессе реализации проекта и др.


[1] Харпер-Смит П. Управление проектами: пер. с англ. / П. Харпер-Смит, С. Дерри; науч. ред. пер. и авт. предисл. К.В. Садченко. – М.: Дело и Сервис, 2011. – С. 34.

[2] Кокинз Г. Управление результативностью: как преодолеть разрыв между объявленной стратегией и реальными процессами / Г. Кокинз; пер. с англ. – М.: Альпина Паблишер, 2016. – С. 3.

[3] Лыскова И.Е. Проблемы разработки и реализации проекта // Европейская зона российской Арктики: сценарии развития: матер. Всерос. науч. конф. (с международным участием), 18-19 октября 2017 г.: в 2 ч. – Сыктывкар: ГОУ ВО КРАГСиУ, 2017. – Ч. 1. – С. 90.

[4] Марр Б. Ключевые показатели эффективности. 75 показателей, которые должен знать каждый менеджер / пер. с англ. Шаврина А.В. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2014. – С. 74.

[5] Ларцев К.А. Контроль исполнения проекта. // В сборнике: Роль и место информационных технологий в современной науке / сборник статей Международной научно-практической конференции. – 2018. – С. 92.

[6] Там же. С. 93.

[7] Симонов А.В., Глебова О.В. Формирование требований к отечественным системам управления проектами. // В книге: Цифровая экономика и Индустрия 4.0: новые вызовы Труды научно-практической конференции с международным участием. Под редакцией А.В. Бабкина. – 2018. – С. 443.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *